בדקו זהות, גרסה, בחירת חלק והעברת טיפול לספק לפני שתייחסו הזמנות חלקים שגויות לתרשים בלבד.
הקונה עשוי לבחור ברכיב הגלוי הלא נכון, אך שגיאות יכולות לנבוע גם מאי־התאמת דגם, הפניה מיושנת, תחליף לא מורשה או העברת טיפול חלקית לספק. ממשק חדש אינו יכול לפתור כל סיבה בפני עצמו.
התחילו בבדיקה מצומצמת של בקשות לחלקים חלופיים שתוקנו או הוחזרו. סווגו את הכשל בפועל ושפרו את ההחלטה במקום שבו התרחש. השתמשו בבורר חזותי כאשר המיקום או השם גורמים לבלבול.
תעדו אם הבקשה נכשלה בזיהוי המוצר, זיהוי הרכיב, תאימות, גרסת קטלוג, כמות או אספקה. הבחינו בין „החלק היה נכון אך נשלח באופן שגוי” לבין „הלקוח בחר בחלק הלא נכון”. כך הצוות האחראי לשלב יכול לפעול לשיפור.
בקשו מספר סידורי או גרסה רק כאשר הם משפיעים על ההתאמה, והסבירו מדוע הם נחוצים. הציגו מצב תאימות ברור לפני הגשת בקשה. הימנעו מתיבת אישור כללית שניתן לסמן בלי לראות את הדגם ואת מספר ההפניה הספציפיים שאותם מאשרים.
הפניה שהוחלפה עשויה להוביל לרכיב מעודכן, לערכה או לנוהל שירות. תעדו את הקשר המאושר בין החלקים ואת מקורו. אל תשנו בשקט את מספר ההפניה המבוקש או תניחו שכל חלופה שמציע ספק מתאימה לציוד המשתמש.
קונה יכול להצביע על חלק בתרשים, בעוד שהספק זקוק למספר הפניה בקטלוג שלו. שמרו את שניהם בבקשה. אם בחירת התרשים אינה ודאית, צרפו את תמונת המשתמש ובקשו זיהוי במקום להפוך אי־ודאות להזמנה.
מקרה להמחשה: לשתי מכונות דומות יש מכסים מאושרים שונים. בשני המדריכים מסומן המכסה במספר 18. השיפור הוא לבחור את גרסת המכונה לפני שיוך סימון 18 להפניה, ולשמור את המקור בבקשה. הוספת פרטים לתמונה כללית של מכסה לא תפתור את הסתירה.
הגדירו מהי בקשה לחלק שגוי והבחינו בינה לבין משלוח שהוחזר. השוו שגיאות שאומתו לכל הזמנה או בקשה שהושלמה בתקופות דומות. עקבו גם אחר סבבי הבהרה והזמן עד לאימות. בפיילוטים קטנים דווחו ספירות ומכנה לפני הסקת מסקנות באחוזים.
סווגו באיזה שלב כל בקשה הפכה לשגויה.
הוסיפו בדיקת זהות, מיפוי חזותי ברור יותר או כלל החלפה שנבדק.
השוו בקשות שהושלמו ושגיאות שאומתו לפי אותן הגדרות.
זה עשוי לעזור כאשר זיהוי חזותי הוא הבעיה. הדבר אינו קובע בפני עצמו תאימות לדגם, מלאי עדכני או תחליף מאושר.
ספקו נתיב לאימות או לשירות. המטרה היא לא להתייחס להתאמה לא ודאית כרכישה שהושלמה, ובו בזמן לסייע למשתמש להגיע לצוות המתאים.
בחרו היקף שניתן לבדוק בנפרד. אין מספר מינימלי אוניברסלי שמוכיח שיפור; דווחו את גודל המדגם, קו הבסיס וסוג הבקשה כדי שאפשר יהיה לפרש את התוצאה.
השתמשו ב־Viflux להסבר חזותי ממוקד ולתהליך זיהוי כאשר זהו הפער שנצפה. השאירו החלטות מוסמכות על תאימות ואספקה בידי בעליהן המאושרים.
שלחו את המדריך, התרשימים או התמונות המאושרים שכבר ברשותכם. בקשו הדגמה חינמית של המדריך כדי שהצוות יוכל לבדוק משימה אחת במוצר לפני שיחליט כיצד להרחיב את החוויה.
